1) Gestaltung von Schriftstücken:
E-Mails:
Die Pflichtangaben geschäftlicher Korrespondenz müssen seit Anfang 2007 auch in geschäft- lichen Mails erscheinen. U.a.müssen Sie folgende Angaben einfügen:
- Rechtsform
- Gesellschaftssitz
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
- alle Geschäftsführer
- ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrates
mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Bei Nichteinhaltung drohen Zwangsgelder und Abmahnungen.
Mahnungen:
Eine Mahnung muss erkennen lassen, dass der Gläubiger den Schuldner ernstlich zur Zahlung auffordert .
Auf die Bezeichnung als Mahnung o.ä. kommt es dabei nicht an. Somit sind auch "Freundliche Erinnerungen" eine Mahnung im Sinne des Gesetzes. Es muss aber die Grundlage (z.B. der Vertrag), Schuldner und Gläubiger exakt bezeichnet werden. Beachten Sie immer die korrekte Rechtsform!!
Pflichtangaben in Geschäftsbriefen beachten!
Nummerieren Sie Mahnungen nicht. Wer eine "1. Mahnung" bekommt, weiß, dass eine "2. Mahnung" kommen wird - und zahlt nicht.
Setzen Sie keine Daten ein ("Zahlen Sie bis zum 24.03."). Die Mahnung kann sonst als Fristverlängerung gewertet werden. Schreiben Sie besser "Zahlen Sie unverzüglich...."
Wenn Sie eine Kopie der Rechnung anfügen, ersparen Sie sich die Beantwortung von Nachfragen und der Schuldner kann nicht behaupten, die Rechnung nicht erhalten zu haben. Grundsätzlich müssen Sie den Zugang der Rechnung beweisen. Haben Sie aber nachweisbar (Zeuge muss vom Inhalt des Umschlags Kenntnis genommen haben) 3 gleichlautende Schreiben an den Schuldner geschickt, wird der Zugang dieses Schreibens fingiert, da die Wahrscheinlichkeit des Verlustes aller 3 Schreiben bei der Postbeförderung zu gering ist.
Schreiben Sie nicht mehr als 2 Mahnungen! (Eine freundliche Erinnerung und eine deutliche Mahnung) Es sei denn, in Ihrer Branche existieren andere Bräuche. Wer nach 2 Mahnungen nicht zahlt, zahlt meist auch nicht nach der 5. - und ist kein "guter Kunde" mehr.
